Skrócenie czasu na przekazywanie korekt dokumentów rozliczeniowych

Tylko do 1 stycznia 2024 r. płatnicy składek mogą przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. Natomiast za okres od stycznia 2022 r. w ciągu 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy.

Przypominamy, że przepisy ustawy zmieniającej wprowadziły zmiany odnośnie okresu składania korekt deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych. Do końca 2021 r. była możliwość korygowania dokumentów rozliczeniowych bez ograniczenia w czasie.

Od 2022 roku obowiązują nowe terminy, w jakich płatnicy składek mogą przekazywać korekty dokumentów rozliczeniowych (deklaracji rozliczeniowej i imiennych raportów miesięcznych).
Do 1 stycznia 2024 r. płatnik składek może skorygować dokumenty rozliczeniowe, które były złożone za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. Natomiast korekty dokumentów rozliczeniowych złożonych za okres od stycznia 2022 r. płatnik może przekazać w ciągu 5 lat od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy.

Art. 11 ustawy o zmianie ustawy zmieniającej
Przepis ten nie dotyczy możliwości składania pierwszorazowych dokumentów rozliczeniowych przez płatników składek oraz ZUS, a także korygowania dokumentów rozliczeniowych przez ZUS. Działania te ograniczone są w czasie jedynie przez art. 48d ustawy systemowej. Przepis ten ogranicza do 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki, możliwość składania dokumentów rozliczeniowych przez płatnika składek oraz sporządzenia ich przez ZUS. Po tym terminie ZUS ma możliwość ewidencjonowania danych wyłącznie na kontach ubezpieczonych na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

Dlatego, jeżeli nie upłynął termin wskazany w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej zostało przyjęte, że po 1 stycznia 2024 r. ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe za okres do grudnia 2021 r. na podstawie prawomocnej decyzji albo orzeczenia sądowego, od których przysługuje płatnikowi prawo do odwołania. W tych przypadkach, dane z dokumentów rozliczeniowych ewidencjonowane będą zarówno na koncie płatnika składek jak i ubezpieczonego. Będą mogły więc powodować zwiększenie albo zmniejszenie należności na kontach płatników składek. Po upływie terminu z art. 48d ust. 1 ustawy systemowej dane zarówno za okres do grudnia 2021 r., jak i za następne okresy ewidencjonowane będą wyłącznie na kontach ubezpieczonych i nie będą miały wpływu na stan rozliczeń z płatnikiem składek.

W związku z tym, po 1 stycznia 2024 r.:
1. dla okresów od 01/1999 r. do 11/2018 r.:
-płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących i pierwszorazowych,
-ZUS nie może sporządzać korekt dokumentów rozliczeniowych i dokumentów rozliczeniowych pierwszorazowych na koncie płatnika,
-zapisy będą księgowane na koncie ubezpieczonego na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu;

2.dla okresów od 12/2018 r. do 12/2021 r.:
-płatnik nie może złożyć dokumentów rozliczeniowych korygujących,
-płatnik może złożyć dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe,
-ZUS może korygować dokumenty rozliczeniowe na koncie płatnika i sporządzać dokumenty rozliczeniowe pierwszorazowe na podstawie prawomocnej decyzji i wyroku sądu.

Okresy rozliczeniowe, których będzie dotyczyło ograniczenie w zakresie możliwości składania dokumentów rozliczeniowych (pierwszorazowych i korekt) będą sukcesywnie przesuwane wraz z upływem terminu płatności składek za kolejne miesiące.

Art. 48d ustawy systemowej

Zgodnie z art. 48d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie.

Po upływie tego terminu ZUS ewidencjonuje dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji.

Także ZUS może korygować i sporządzać z urzędu pierwszorazowe dokumenty rozliczeniowe, o ile nie upłynęło 5 lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Dane z dokumentów rozliczeniowych ewidencjonowane będą zarówno na koncie płatnika, jak i ubezpieczonego. Dopiero po upływie terminu, o którym mowa w art. 48d ust. 1 ustawy systemowej, ZUS będzie ewidencjonował dane wyłącznie na kontach ubezpieczonych.

Dane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące można przekazywać przez okres do 5 lat, liczony od terminu płatności składek za dany miesiąc kalendarzowy obowiązującego płatnika.

Wsparcie ZUS dla płatników

Istotne jest aby każdy płatnik składek zweryfikował dokumenty rozliczeniowe, które przekazał do ZUS za okresy od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r.

Dlatego oferujemy pomoc Płatnik, który chce złożyć dokumenty korygujące przez program Płatnik lub e-Płatnik, może zwrócić się z wnioskiem o udostępnienie plików KEDU z danymi za okresy wcześniejsze niż te, które ma w swojej bazie danych.

Pomoc w weryfikacji rozliczeń i wyjaśnień zasad korygowania dokumentów rozliczeniowych można uzyskać:
-podczas e-wizyty w ZUS,
-telefonicznie – w Centrum Obsługi Telefonicznej (COT) – tel. 22 560-16-00,
-w dowolnej placówce ZUS.

Podstawa prawna
[1] Ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 1621), dalej: ustawa zmieniająca

[2] Art. 11 ustawy zmieniającej

[3] Art. 48d ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230, z późn. zm.), dalej ustawa systemowa.

[4] Dokumenty pierwszorazowe rozumiane jako brak kompletu rozliczeniowego za dany okres. Oznacza to, że nie mamy do czynienia z dokumentem pierwszorazowym rozliczeniowym w sytuacji, gdy w ZUS istnieje komplet dokumentów z rozliczonymi składkami np. za 5 ubezpieczonych a płatnik chce złożyć pierwszorazowy raport imienny za ubezpieczonego, który wcześniej nie był rozliczony.

[5] Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej